Nutzungsvereinbarung für die gemeinsam betriebene Lernplattform ILIAS

Stand: 01.08.2026

1. Geltungsbereich und Betreiberinnen

Diese Nutzungsvereinbarung gilt für die Nutzung der Lernplattform auf Basis von ILIAS unter www.gffb-ilias.de sowie für die dort bereitgestellten Inhalte, Kurse, Gruppen, Kommunikationsfunktionen, Lernaktivitäten und eingebundenen digitalen Werkzeuge.

Die Lernplattform wird gemeinsam von der:
GFFB gemeinnützige GmbH und des Zentrums für Weiterbildung gemeinnützige GmbH betrieben.
Beide Gesellschaften haben ihren Sitz in der Mainzer Landstraße 349, 60326 Frankfurt am Main, und werden in dieser Nutzungsvereinbarung gemeinsam als „Betreiberinnen“ bezeichnet.

Zentrale Administration und Meldestelle: ilias@gffb.online

Die Nutzung setzt voraus, dass Nutzende diese Nutzungsvereinbarung zur Kenntnis nehmen, ihr aktiv zustimmen und die darin festgelegten Regeln beachten. Abweichende projekt-, kurs- oder vertragsbezogene Regelungen gehen vor, soweit sie dieser Nutzungsvereinbarung nicht widersprechen oder zwingende Sicherheits- und Verhaltensregeln betreffen.

2. Nutzungsberechtigte Personen und Dauer des Zugangs

Die Lernplattform steht insbesondere folgenden Personengruppen zur Verfügung:

• Teilnehmenden an Maßnahmen, Kursen, Projekten sowie Beratungs-, Coaching-, Unterrichts- oder Unterweisungsangeboten der Betreiberinnen,
• Mitarbeitenden der Betreiberinnen,
• Dozierenden, Lehrenden, Kursleitenden und Personen mit Autoren- oder Administrationsrechten,
• weiteren Personen, denen eine Betreiberin oder eine von ihr autorisierte Stelle ausdrücklich einen Zugang eingeräumt hat.

Ein Anspruch auf Einrichtung oder dauerhafte Aufrechterhaltung eines Benutzerkontos besteht nur, wenn sich dieser aus einer vertraglichen, gesetzlichen oder projektbezogenen Regelung ergibt.

Die Zugangsberechtigung endet grundsätzlich mit dem Ende der jeweiligen Maßnahme, des Kurses, Projekts, Beschäftigungs-, Tätigkeits- oder Vertragsverhältnisses, sofern nicht ausdrücklich ein abweichender Nutzungszeitraum eingeräumt wurde. Das Ende der Zugangsberechtigung führt nicht zwingend zur sofortigen Löschung aller Daten; hierfür gelten die Datenschutzerklärung sowie gesetzliche, vertragliche, projekt- und auftraggeberbezogene Aufbewahrungsvorgaben.

3. Benutzerkonto und Zugangsdaten

Benutzerkonten und Zugangsdaten sind personenbezogen. Sie dürfen nur von der jeweils berechtigten Person genutzt werden.

Nutzende sind insbesondere verpflichtet,

• Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und sichere Passwörter zu verwenden,
• Zugangsdaten nicht gemeinsam mit anderen Personen zu nutzen oder weiterzugeben,
• den Zugriff durch Personen ohne entsprechende Berechtigung zu verhindern,
• sich nach der Nutzung - insbesondere an gemeinsam genutzten Geräten - ordnungsgemäß abzumelden,
• einen vermuteten Missbrauch, Verlust von Zugangsdaten oder sonstigen Sicherheitsvorfall unverzüglich der zuständigen Kurs- oder Projektleitung oder der Administration unter ilias@gffb.online mitzuteilen.

Zugangsdaten, Kurslinks, Materialien und sonstige zugangsgeschützte Inhalte dürfen ausschließlich von berechtigten Personen genutzt und nicht an Personen ohne entsprechende Zugangsberechtigung weitergegeben werden.

4. Zulässige Nutzung der Lernplattform

Die Lernplattform darf nur im Rahmen der jeweils eingeräumten Berechtigung und für die vorgesehenen Bildungs-, Beratungs-, Coaching-, Unterrichts-, Unterweisungs-, Projekt- oder Arbeitszwecke genutzt werden.

Die Nutzung muss sachgerecht, respektvoll und im Einklang mit geltendem Recht erfolgen. Handlungen, die den technischen Betrieb, die Sicherheit, Verfügbarkeit oder Integrität der Lernplattform beeinträchtigen können, sind nicht gestattet.

Nicht gestattet sind insbesondere:

• die Nutzung eines fremden Benutzerkontos oder die Weitergabe des eigenen Benutzerkontos,
• der Versuch, ohne Berechtigung auf Benutzerkonten, Kurse, Gruppen, Daten oder technische Systeme zuzugreifen,
• das Umgehen von Zugriffs-, Kopier-, Sicherheits- oder sonstigen technischen Schutzmaßnahmen,
• das Hochladen, Verbreiten oder Ausführen von Schadsoftware, manipulierten Dateien, Phishing-Inhalten oder anderen sicherheitsgefährdenden Bestandteilen,
• automatisierte oder systematische Zugriffe, Downloads oder Abfragen, die nicht ausdrücklich freigegeben sind,
• die missbräuchliche Nutzung von Kommunikations-, Prüfungs-, Bewertungs- oder Kollaborationsfunktionen,
• Werbung, kommerzielle Nutzung sowie parteipolitische oder weltanschauliche Werbung,
• Handlungen, die den ordnungsgemäßen Betrieb der Lernplattform stören, unverhältnismäßig belasten oder gefährden.

Die sachliche Auseinandersetzung mit gesellschaftlichen, politischen, religiösen oder weltanschaulichen Themen im Rahmen eines Bildungsangebots bleibt hiervon unberührt.

5. Respektvolle Kommunikation und unzulässige Inhalte

Nutzende sind für die von ihnen eingestellten oder verbreiteten Beiträge, Dateien, Nachrichten, Kommentare, Links, Präsentationen, Bilder, Audio-, Video- und sonstigen Inhalte verantwortlich.

Nicht gestattet ist das Einstellen, Verbreiten oder Verlinken von Inhalten, die

• gegen geltendes Recht verstoßen,
• beleidigend, bedrohend, verleumderisch, herabwürdigend oder ehrverletzend sind,
• diskriminierend oder menschenfeindlich sind, insbesondere rassistische, antisemitische, antimuslimische, sexistische, queerfeindliche, ableistische oder extremistische Inhalte,
• pornografisch, gewaltverherrlichend oder jugendgefährdend sind,
• Persönlichkeitsrechte, Datenschutzrechte, Urheberrechte, Markenrechte oder sonstige Rechte anderer Personen oder Organisationen verletzen,
• vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten ohne ausreichende Berechtigung offenlegen,
• Schadsoftware, Phishing-Inhalte oder andere sicherheitsgefährdende Bestandteile enthalten.

Die Betreiberinnen können Inhalte nach Prüfung entfernen oder sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Rechtsverstoß oder einen Verstoß gegen diese Nutzungsvereinbarung bestehen.

Hinweise auf mögliche Verstöße, rechtswidrige Inhalte, Belästigungen, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle können an die Administration unter ilias@gffb.online gemeldet werden. Für eine sachgerechte Prüfung sollten die Meldung den betroffenen Bereich, eine kurze Beschreibung und - soweit möglich - den Zeitpunkt des Vorfalls enthalten. Es sollen nur die für die Prüfung erforderlichen personenbezogenen Daten übermittelt werden.

6. Urheberrechte und Nutzungsrechte an Lerninhalten

Die auf der Lernplattform bereitgestellten Texte, Materialien, Präsentationen, Grafiken, Videos, Tests, Aufgaben, Konzepte und sonstigen Werke können urheberrechtlich oder durch andere Schutzrechte geschützt sein.

Die Rechte verbleiben bei der jeweils berechtigten Betreiberin oder bei den sonstigen Rechteinhabenden. Eine Bereitstellung auf der Lernplattform führt nicht zu einer Übertragung von Urheber- oder Eigentumsrechten.

Nutzende erhalten, soweit nichts anderes angegeben ist, ein einfaches, nicht übertragbares und auf die Dauer ihrer Zugangsberechtigung beschränktes Recht, die Inhalte für die jeweils vorgesehenen Lern-, Unterrichts-, Beratungs-, Coaching-, Unterweisungs-, Projekt- oder Arbeitszwecke zu verwenden.

Ohne ausdrückliche Erlaubnis nicht gestattet sind insbesondere:

• die Weitergabe von Materialien an Personen ohne entsprechende Berechtigung,
• die Veröffentlichung oder öffentliche Zugänglichmachung außerhalb der Lernplattform,
• die kommerzielle Nutzung oder Verwertung,
• die systematische Vervielfältigung, Archivierung oder Verbreitung,
• die Entfernung von Urheber-, Lizenz-, Quellen- oder Rechtehinweisen.

Downloads, Ausdrucke oder Kopien sind zulässig, soweit dies durch die jeweilige Funktion, eine Kennzeichnung am Material, eine gesonderte Erlaubnis oder gesetzliche Nutzungsbefugnisse gestattet ist. Gesetzliche Schranken des Urheberrechts bleiben unberührt.

7. Von Nutzenden eingestellte Inhalte

Wer eigene Inhalte auf der Lernplattform einstellt, muss über die hierfür erforderlichen Rechte verfügen und sicherstellen, dass keine Rechte anderer Personen oder Organisationen verletzt werden.

Für die technische Bereitstellung und die Durchführung des jeweiligen Angebots räumen Nutzende den Betreiberinnen ein einfaches, auf den erforderlichen Zweck und Zeitraum beschränktes Nutzungsrecht ein. Dieses umfasst insbesondere die Speicherung, Anzeige, technische Vervielfältigung einschließlich notwendiger Sicherungskopien und Zugänglichmachung innerhalb des berechtigten Personenkreises, soweit dies für Unterricht, Beratung, Coaching, Betreuung, Bewertung, Dokumentation oder Administration erforderlich ist.

Personenbezogene oder vertrauliche Informationen anderer Personen dürfen nur eingestellt werden, wenn dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist. Eine darüber hinausgehende Nutzung von Inhalten erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten Rechtsgrundlage oder Einwilligung.

8. Datenschutz und Datenverarbeitung

Bei der Nutzung der Lernplattform werden personenbezogene Daten verarbeitet. Verbindliche Einzelheiten - insbesondere zu den datenschutzrechtlich verantwortlichen Stellen, den Verarbeitungszwecken, Rechtsgrundlagen, Empfängern, Speicherdauern und Rechten betroffener Personen - ergeben sich aus der jeweils aktuellen Datenschutzerklärung der Lernplattform und gegebenenfalls aus ergänzenden projektbezogenen Datenschutzinformationen.

Je nach Funktion und Nutzungskontext können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name, Benutzername und E-Mail-Adresse,
• Rollen-, Kurs- und Gruppenzugehörigkeiten,
• Anmelde- und Nutzungszeitpunkte,
• Lernfortschritte, Bearbeitungsstände, Testergebnisse, Aufgabenabgaben und Bewertungen, soweit die jeweilige Funktion genutzt wird,
• Beiträge in Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen,
• technische Zugriffs-, Nutzungs- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Bereitstellung und Administration der Lernplattform, der Durchführung und Dokumentation von Bildungs-, Beratungs-, Coaching-, Unterrichts- und Unterweisungsangeboten, der Betreuung der Nutzenden, der IT-Sicherheit sowie der Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher, projektbezogener, förderrechtlicher oder auftraggeberbezogener Pflichten.

Die ILIAS-Lernplattform wird bei der DM Solutions GmbH gehostet. Soweit die DM Solutions GmbH personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

ILIAS-Nutzungsdaten werden entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Projektauftraggebenden aufbewahrt und nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Fristen gelöscht, sofern keine gesetzlichen, vertraglichen, projektbezogenen, förderrechtlichen oder sonstigen rechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Sichtbarkeit von Daten innerhalb der Lernplattform

Bestimmte personenbezogene Daten können innerhalb der Lernplattform für andere berechtigte Personen sichtbar sein, soweit dies für die jeweilige Funktion oder die Durchführung des Angebots erforderlich ist. Dazu können insbesondere gehören:

• Name und Benutzername,
• Kurs- oder Gruppenzugehörigkeit,
• Beiträge in Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen,
• die Anzeige aktuell aktiver Nutzender,
• das Datum der letzten Anmeldung innerhalb von Kursen oder Gruppen, soweit diese Funktion aktiviert ist.

Für berechtigte Personen mit Administrations-, Kursleitungs-, Lehr-, Autoren- oder Betreuungsrechten können darüber hinaus kurs- und nutzungsbezogene Daten sichtbar sein, soweit dies für Administration, Betreuung, Durchführung, Auswertung, Nachweisführung oder Dokumentation erforderlich ist.

Freiwillige Angaben im persönlichen Profil bestimmen Nutzende grundsätzlich selbst. Vor der Veröffentlichung sollte geprüft werden, für welchen Personenkreis die jeweilige Profilangabe sichtbar ist.

10. BigBlueButton über bbbserver.de

Für virtuelle Unterrichts-, Unterweisungs-, Beratungs-, Besprechungs- und Coachingformate kann über die Lernplattform das Videokonferenzsystem BigBlueButton genutzt werden. Der Dienst wird über bbbserver.de bereitgestellt.

Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung durch den Anbieter sind in dessen Datenschutzerklärung abrufbar: Datenschutzerklärung von bbbserver.de

Je nach Nutzung können insbesondere Name oder Anzeigename, technische Verbindungsdaten, Teilnahmezeitpunkte und Anwesenheitsdauer, Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, Präsentationsinhalte, Bildschirmfreigaben sowie technische Metadaten verarbeitet werden.

BigBlueButton ist sachgerecht und respektvoll zu nutzen. Sitzungslinks dürfen nicht an Personen ohne Teilnahmeberechtigung weitergegeben werden.

11. Keine Aufzeichnung von BigBlueButton-Sitzungen

Die Aufzeichnungsfunktion von BigBlueButton ist auf der Lernplattform deaktiviert.

Nutzende dürfen Sitzungen oder Sitzungsinhalte nicht eigenständig aufnehmen, mitschneiden, fotografieren, per Screenshot dokumentieren oder weitergeben, es sei denn, dies wurde ausdrücklich freigegeben und ist datenschutz-, persönlichkeits- und urheberrechtlich zulässig. Eine Freigabe der Betreiberinnen ersetzt nicht eine gegebenenfalls erforderliche Zustimmung betroffener Personen.

12. Lernanalyse-Dashboard bei BigBlueButton

Zur Durchführung, Betreuung und Dokumentation virtueller Veranstaltungen kann innerhalb von BigBlueButton ein Lernanalyse-Dashboard eingesetzt werden. Es ermöglicht berechtigten moderierenden oder kursleitenden Personen einen Überblick über Anwesenheit, Teilnahme und technisch erfasste Aktivitäten während einer Sitzung.

Im Lernanalyse-Dashboard können insbesondere folgende Daten oder Aktivitätsindikatoren angezeigt werden:

• Name oder Anzeigename,
• Anwesenheitsdauer sowie Einwahl- und Teilnahmezeitpunkte,
• Aktivitäten wie Chatbeiträge, Handheben, Reaktionen sowie die Nutzung von Mikrofon oder Kamera,
• Beteiligung an Umfragen und zusammengefasste Umfrageergebnisse,
• ein chronologisches Aktivitätsprotokoll sowie technische oder organisatorische Sitzungsmetadaten.

Das Dashboard ist nur für berechtigte moderierende, kursleitende oder administrierende Personen zugänglich. Die angezeigten Aktivitätswerte erlauben für sich genommen keine verlässliche Aussage über Aufmerksamkeit, Lernleistung oder Lernerfolg. Sie dürfen daher nicht isoliert als Grundlage für nachteilige Entscheidungen über einzelne Teilnehmende verwendet werden.

Die Daten werden zu Anwesenheits-, Betreuungs- und Dokumentationszwecken verarbeitet. Soweit Daten aus dem Dashboard exportiert oder in Projektdokumentationen übernommen werden, gelten die Vorgaben der jeweiligen Projektauftraggebenden sowie die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Lösch- und Aufbewahrungsregelungen.

Weitere Informationen zur Funktionsweise des Dashboards: Lernanalyse-Dashboard bei bbbserver.de

13. Technische Verfügbarkeit und Änderungen der Lernplattform

Die Betreiberinnen bemühen sich um einen sicheren und stabilen Betrieb der Lernplattform. Eine jederzeitige und vollständig störungsfreie Verfügbarkeit kann jedoch nicht gewährleistet werden, soweit keine abweichende vertragliche Zusage besteht.

Wartungsarbeiten, technische Störungen, Sicherheitsmaßnahmen, Systemumstellungen oder andere betriebliche Gründe können dazu führen, dass die Lernplattform oder einzelne Funktionen vorübergehend nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind.

Die Betreiberinnen können Inhalte, Funktionen oder Strukturen der Lernplattform ändern, ergänzen, einschränken oder entfernen, wenn hierfür nachvollziehbare technische, organisatorische, rechtliche, sicherheitsbezogene, projektbezogene oder pädagogische Gründe bestehen und die Änderung für die Nutzenden zumutbar ist. Bestehende vertragliche Ansprüche bleiben unberührt.

14. Meldungen und Maßnahmen bei Verstößen

Verstöße gegen diese Nutzungsvereinbarung, rechtswidrige Inhalte, Belästigungen, der Missbrauch von Zugangsdaten oder Sicherheitsvorfälle können der zuständigen Kurs- oder Projektleitung oder der Administration unter ilias@gffb.online gemeldet werden.

Die Betreiberinnen prüfen eingehende Hinweise in angemessenem Umfang. Soweit möglich und rechtlich zulässig, werden Meldungen vertraulich behandelt. Eine vollständige Anonymität gegenüber betroffenen Personen oder Behörden kann insbesondere dann nicht zugesichert werden, wenn gesetzliche Pflichten oder eine sachgerechte Aufklärung eine Offenlegung erfordern.

Bei festgestellten oder hinreichend konkret begründeten Verstößen können die Betreiberinnen unter Berücksichtigung von Art, Schwere, Dauer, Wiederholungsgefahr und den betroffenen Interessen angemessene Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören insbesondere:

• ein Hinweis oder eine Verwarnung,
• die Entfernung oder Sperrung rechtswidriger oder unzulässiger Inhalte,
• die Einschränkung einzelner Funktionen,
• die vorübergehende Sperrung eines Benutzerkontos,
• die dauerhafte Beendigung der Nutzungsberechtigung,
• die Information zuständiger Kurs- oder Projektleitungen, Auftraggebender oder interner Stellen, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist,
• rechtliche Schritte oder die Information zuständiger Behörden bei schwerwiegenden Verstößen.

Vor einer dauerhaften Sperrung oder Beendigung der Nutzungsberechtigung erhält die betroffene Person grundsätzlich Gelegenheit zur Stellungnahme. Dies gilt nicht, wenn eine sofortige Maßnahme zum Schutz anderer Personen, der IT-Sicherheit, zur Beweissicherung oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist.

15. Verantwortlichkeit und Haftung

Für eigene Inhalte und Leistungen haften die Betreiberinnen nach den gesetzlichen Bestimmungen.

Nutzende sind für die von ihnen eingestellten Inhalte und ihre Handlungen auf der Lernplattform selbst verantwortlich. Eine allgemeine, anlasslose Vorabkontrolle sämtlicher von Nutzenden eingestellter Inhalte findet nicht statt. Konkrete Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder Verstöße gegen diese Nutzungsvereinbarung werden geprüft; erforderliche und rechtlich zulässige Maßnahmen werden ergriffen.

Die auf der Lernplattform bereitgestellten Inhalte unterstützen Bildungs-, Beratungs-, Coaching-, Unterrichts- und Unterweisungsangebote. Soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart, wird keine Gewähr dafür übernommen, dass sämtliche Inhalte jederzeit vollständig, aktuell oder frei von Fehlern sind.

Zwingende gesetzliche Haftung, insbesondere für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bleibt unberührt. Im Übrigen richtet sich die Haftung nach den gesetzlichen Vorschriften.

16. Externe Links und Dienste

Die Lernplattform kann Links zu Websites oder Diensten anderer Anbieter enthalten. Für deren Inhalte und Datenverarbeitungen sind grundsätzlich die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

Die Betreiberinnen prüfen externe Links bei ihrer erstmaligen Einbindung im zumutbaren Umfang. Eine fortlaufende Kontrolle ohne konkrete Anhaltspunkte für einen Verstoß findet nicht statt. Werden Rechtsverletzungen bekannt, werden betroffene Links geprüft und erforderlichenfalls entfernt oder gesperrt.

17. Änderungen dieser Nutzungsvereinbarung

Die Betreiberinnen können diese Nutzungsvereinbarung anpassen, wenn hierfür sachliche Gründe bestehen. Dazu zählen insbesondere Änderungen der Rechtslage, der technischen Funktionen, der Sicherheitsanforderungen, der Organisationsstruktur oder der Projektvorgaben.

Wesentliche Änderungen werden den Nutzenden rechtzeitig und in geeigneter Weise mitgeteilt, beispielsweise durch einen Hinweis auf der Lernplattform oder beim Login. Änderungen gelten nicht rückwirkend.

Soweit die Art der Änderung eine erneute Zustimmung erfordert, wird diese ausdrücklich eingeholt. Kann eine notwendige Änderung ohne Zustimmung nicht umgesetzt werden, kann der weitere Zugang zur Lernplattform eingeschränkt oder beendet werden; bestehende gesetzliche und vertragliche Rechte bleiben unberührt.

18. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsvereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Regelungen.

Diese Nutzungsvereinbarung ist über die Lernplattform abrufbar und kann gespeichert oder ausgedruckt werden.

Stand: 01.08.2026